Hinweisgebersoftware: Die unmittelbare Geltung der Whistleblower Hinweisgeber Richtlinie ist in Kraft

Etwa 90 % der Hinweisgeber versuchen zunächst, beobachteten Missbrauch intern zu melden, bevor sie sich an Behörden, Medien oder die Öffentlichkeit wenden. Als erste Anlaufstelle für Hinweisgeber bietet eine Hinweisgebersystem Software die notwendige Anonymität und den gesetzlichen vollumfänglichen Schutz. Voraussetzung ist, daß die Software im Unternehmen richtig kommuniziert und betrieben wird und eine entsprechende Compliance-Kultur gelebt wird. Dabei sind die Faktoren Datenschutz und IT-Sicherheit Eckpfeiler der Software um die Vertrauenswürdigkeit und Akzeptanz zu gewährleisten. Zudem soll die Regelung zu Aufklärung und Vermeidung von Rechtsverstößen und Missständen beitragen. Einheitliche Standards zum Schutz der Hinweisgeber soll das Melden von Verstößen in Unternehmen fördern. Dabei zielt die Richtlinie insbesondere auf die Bereiche der Auftragsvergabe, Produktsicherheit, Lebensmittelsicherheit, Vermeidung illegaler Einfuhr- und Vertriebsaktivitäten und Terrorismusfinanzierung sowie Umweltschutz ab.

Reicht eine Telefon-Hotline als Hinweisgebersystem?

Ein Ombudsmann oder eine Ombudsfrau, die ausschliesslich telefonisch erreichbar ist, stellt keine anonyme Hinweisgebermeldestelle für Whistleblower dar. Da vielen Hinweisgebern der Schutz ihrer Identität wichtig ist, müssen auch anonyme digitale Meldewege zur Verfügung stehen. Bestehende Anlaufstellen wie Hotlines oder Ombudsstellen lassen sich oft problemlos in professionelle digitale Hinweisgebersysteme integrieren. Digitale Mittel bieten eine einfache und sichere Möglichkeit zur Kontaktaufnahme und anonymen Kommunikation zwischen Hinweisgebern und Unternehmen. Digitale Hinweisgebersoftware ist auch ein hervorragendes Daten- und Risikomanagement-Tool, mit dem Statistiken zu einer Vielzahl von Daten zur Complaince im Unternehmen erstellt werden können. In der Praxis kombinieren Unternehmen mehrere Meldekanäle, um allen Hinweisgebern eine Meldung zu ermöglichen.

Was ist der Vorteil einer App um Hinweise zu bearbeiten im einzelen?

Die Hinweisgebersoftware ist eine digitale Kommunikationsplattform, die es Hinweisgebern ermöglicht, anonym Meldungen an den Ombudsmann oder die Ombudsfrau zu senden. Die Meldestelle kommuniziert mit anonymen Hinweisgebern über ein temporäres, anonymes, verschlüsseltes digitales Postfach, um die Gültigkeit und Relevanz der Informationen zu überprüfen. Regelverstöße einzelner Mitarbeiter können schwerwiegende Betriebsstörungen und rechtliche Konsequenzen für Ihr Unternehmen haben. Im schlimmsten Fall stehen die Reputation, die finanzielle Stabilität und die Arbeitsplatzsicherheit der gesamten Belegschaft auf dem Spiel. Dies haben die Bußgelder und Kosten rund um die Dieselaffäre gezeigt. Eine frühzeitige Meldung von Regelverstößen durch Ihre Mitarbeiter kann Ihnen dabei helfen, schadensbegrenzende Maßnahmen rechtzeitig umzusetzen.

Ein wesentliches Merkmal unserer Hinweisgebersoftware ist die zuverlässige Gewährleistung der Anonymität eines Hinweisgebers. Für umso sicherer und unabhängiger ein Mitarbeiter das System hält, desto eher ist er bereit, Hinweise zu geben. Die Hinweisgebersoftware gewährleistet ein Höchstmaß an Datenschutz, Datensicherheit und Anonymitätsschutz. Eine digitale Hinweisgeberplattform schützt nicht nur Hinweisgeber (Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten etc.), sondern auch Unternehmen vor Reputationsschäden und finanziellen Risiken. Der Hinweisgeber gibt eine neue Meldung über die Hinweisgebersoftware ein und kann über die automatisch generierte Melde-ID mit dem Meldeempfänger (Ombudsmann oder Ombudsfrau) über ein anonymes Postfach kommunizieren.

Einhaltung der Fristen / Hinweis-Management

Neben der Meldeplattform enthält die Hinweisgebersoftware ein anpassungsfähig konfigurierbares Case-Management, welches die Bearbeitung und fristgerechte Nachverfolgung eingehender Meldungen und Umsetzung der Maßnahmen erleichtert. Eine Eingangsbestätigung muss laut EU-Hinweisgeber-Richtlinie spätestens nach 7 Tagen erfolgen. Eine Rückmeldung zum Hinweis muss spätestens nach 3 Monaten beim Hinweisgeber eingegangen sein. Der Ombudsmann oder die Ombudsfrau spricht ausgehend von der Hinweisgebersoftware über einen anonymen Postkasten mit dem Hinweisgeber, um Stichhaltigkeit und Relevanz des Hinweises zu überprüfen und ggfls. Weitere Informationen einholen zu können.

Die gemeldeten Hinweise werden im Zuge der Hinweisgebersoftware dokumentiert, bewertet und konsequent weiterverfolgt. Die verschiedenartigen Hinweise können bestimmten Themen zugeordnet und vielfältig kategorisiert werden. Ein konfiguriertes Dashboard offeriert eine Übersicht über Bearbeitungsstatus, Relevanz und Thematik der Meldung. Der Ombudsstelle kann somit den Zuständigen Aufgaben zuweisen und die Abarbeitung der Meldungen systematisch nachverfolgen.

Übersicht der Funktionen einer Hinweisgebersoftware:

Datenschutz:

Die Hinweisgebersoftware garantiert ein Höchstmaß an Sicherheit für die sensiblen Daten gemäß DSGVO. Deswegen wird das System von Edward360 ausschließlich in Deutschland gehostet.

Anonymität für den Hinweisgeber:

Die Meldungen können anonym über eine Messenger-Funktion abgegeben werden. Auch der weitere Kommunikationsverlauf mit dem Hinweisgeber erfolgt zu 100% anonym.

Benutzerfreundliche Meldungseingabe:

Der Hinweisgeber wird Schritt für Schritt durch den Meldeprozess in der Hinweisgebersoftware geführt. Sie können die Meldung von jedem beliebigen Endgerät aus durchführen. Zudem ist die Anwendung von Edward360 barrierefrei und kann auch von Sehbehinderten Menschen vollumfänglich genutzt werden.

Sicherstellung der Bearbeitung von Hinweisen:

Durch ein Integriertes Case-Managements, werden die Meldungen effizient und fristgerecht bearbeitet. Der Hinweisgeber kann vollständig anonym den Bearbeitungsstatus der Meldung verfolgen und zusätzliche Informationen auch im Nachgang weitergeben.

Sind anonyme Meldungen wichtig?

Definitiv! Die Erfahrungsberichte aus dem Whistleblowing Report 2019 zeigen, dass mehr als 50% der Erstmeldungen in anonymisierter Form erfolgen.

Die gesetzliche Sicherheit für Hinweisgeber wird zwar sukzessive optimiert, und viele Unternehmen schützen darüber hinaus, dass Whistleblowern keine negativen Auswirkungen drohen, dennoch befinden sich Hinweisgeber vor ihrer ersten Meldung in einer Situation größter Unsicherheit: Was sind die Folgen meiner Meldung? Wer wird die Meldung lesen, wer wird an der Ermittlung beteiligt sein? Habe ich wahrhaftig keine negativen Folgen zu fürchten? Vergleichbar hoch ist die Hemmschwelle für Hinweisgeber – und desto mehr schätzen sie die Gelegenheit, anonym melden zu können.

Der Nachteil binnen anonymen Mitteilungen liegt gewöhnlich darin, dass keine Kommunikation zwischen dem Hinweisgeber und dem Unternehmen möglich ist. Das macht es schwierig, den Vorfall umfassend aufzuklären. – vor allem, wenn wichtige und notwendige Information fehlen, die nur durch Nachfrage bei der meldenden Person eingeholt werden können. Deswegen ist die Funktion der anonymen Kommunikation über die Hinweisgebersoftware für den Hinweisgeber essenziell und eines der wichtigsten Funktionen von Edward360.

Stellen Sie bei der Auswahl einer geeigneten Hinweisgebersoftware also sicher, dass eine anonyme Kommunikation zwischen dem betroffenen Unternehmen und dem Hinweisgeber gewährleistet werden kann. Somit können Sie einen größtmöglichen Kreis von potenziellen Hinweisgebern sicherstellen.