Ihre Hinweisgebermeldestelle
Die Whistleblower-Richtlinie verpflichtet Unternehmen und Organisatoren geeignete Hinweisgebermeldestelle für die Meldung von Compliance-Verstößen einzurichten. Dabei gibt es verschiedene Möglichkeiten diese Meldestellen auszugestalten. Sie können unabhängige Dritte als Meldestelle (Ombudsmann:frau) hiermit beauftragen. Dafür spricht unter anderem, dass so das Vertrauen der Angestellten in die Neutralität bei der Bearbeitung am ehesten geschaffen werden kann. Dies wiederum kann Angestellte dazu motivieren diese Meldestelle zu bevorzugen und beugt so möglichen Reputationsschäden vor.
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Welche Aufgaben hat der externe Hinweisgeberexperte, bzw. die Hinweisgeberexpertin als Hinweisgebermeldestelle?
Der Hinweisgeberschutz und die diesbezügliche Compliance sind komplex und vielschichtig. Die Lösung muss eine einfache und verständliche Antwort sein. Wir bieten Ihnen an, Ihre Meldestelle zu sein und Meldungen von Mitarbeiter:innen, Lieferanten und Kund:innen zu bearbeiten und alle Pflichten des Gesetzes zum Hinweisgeberschutz zu erfüllen. Gleichzeitig stehen wir Ihren Compliance-Beauftragten zur Seite, um die Einhaltung im Unternehmen insgesamt zu verbessern. Das Ziel ist es, den rechtlichen Rahmenbedingungen des Hinweisgeberschutzes zu entsprechen. Unser Aufgabenfeld umfasst somit die einer Vertrauensperson.
In unserer Funktion als Datenschutzbeauftragte und IT- Sicherheitsbeauftragte sind wir zur Verschwiegenheit verpflichtet. Wir kooperieren mit Ihnen und Ihren Mitarbeiter : innen sowie mit Dritten wie zum Bespiel mit Lieferanten, Kunden:innen als Ansprechpartner zur Lösung, Dokumentation und Bearbeitung von möglichen Missständen und Rechtsverstößen.
Unsere Kernaufgaben als Externer:
- Erfüllung der gesetzlichen Pflichten des Hinweisgeberschutzgesetzes und Umsetzung der EU-Whistleblower Richtlinie, sowie der Bereitstellung einer anonymen Hinweisgebermeldestelle für potentielle Hinweisgeber (Whistleblower).
- Plausibilitätsprüfung von Hinweisgebermeldungen.
- Wir informieren Sie über eingehende Meldungen und über unser vorläufiges Prüfergebnis.
- Wir kommunizieren für Sie auf anonymer Basis mit dem Hinweisgeber. Denn Sie müssen dem:der Hinweisgeber:in nach Eingang eines Hinweises innerhalb enger Fristen antworten – sonst darf der:die Hinweisgeber:in sich ausdrücklich an die Öffentlichkeit wenden, z.B. über Facebook oder die Presse.
- Optional: Wir klären den Sachverhalt mit Ihnen zusammen auf und geben konkrete Handlungsempfehlungen. Hierzu können wir uns nach dem Eingang eines Hinweises beraten und die nächsten Schritte besprechen.
- Frühwarnsystem: Wir informieren Sie über zukünftige Gesetzesänderungen, die für Ihr Unternehmen in Bezug auf Compliance relevant sind.
Als Hinweisgebermeldestelle nehmen wir Ihnen Ihre Whistleblower-Aufgaben ab
Sie müssen ab dem Moment unsere Beauftragung keinen internen Mitarbeiter mehr mit den Aufgaben der Hinweisgebermeldestelle betrauen.
Als Datenschutzbeauftragte und IT -Sicherheitsbeauftragte (intern / extern) sind wir zur Verschwiegenheit verpflichtet. Wir verfügen sowohl intern als auch extern über juristische Expertise, die gemeinsam mit unseren juristischen Partnern, wo nötig, unterstützt wird.
Unser Komplett-Paket für Ihr Hinweisgebersystem
- Bereitstellung unserer persönlichen Erreichbarkeit der Hinweisgebermeldestelle im In- und Ausland (Telefon/persönliches Treffen/Post)
- Digitales Hinweisgebersystem, 24/7 erreichbar
- Anonymität für Hinweisgebende
- Plausibilitätsprüfung von eingehenden Hinweisen
- Einhaltung der gesetzlichen Fristen nach Eingang eines Hinweises
- Einmalige Erstellung einer Compliance Richtlinie
- Frühwarnsystem: Informationen zu neuen Compliance relevanten Gesetzen
- Datenschutz und Revisionssicherheit des Hinweisgebersystems
- Standardisierte Unterstützung der Unternehmenskommunikation zum Hinweisgeberschutz
- Hinweis: Individuelle Sachverhaltsaufklärung nach eingehenden Hinweisen beauftragen Sie gesondert
- Schulungsunterlagen für eine interne Vertrauensperson für Hinweisgeber.
Einmalige und kostenlose Beratung für Ihre Hinweisgebermeldestelle
- Persönliche Beratung zur rechtssicheren internen Umsetzung eines Hinweisgebersystems
- Analyse der vorhandenen Strukturen
- Schulungsunterlagen für eine interne Vertrauensperson für das Hinweisgebersystem
- Erstellung einer Compliance Richtlinie
- Standardisierte Unterstützung der Unternehmenskommunikation zum Hinweisgeberschutz
Die EU-Whistleblower-Richtlinie beschreibt eindeutig, dass Whistleblower Meldungen intern, extern oder über die Öffentlichkeit abgeben können.
Dabei wird unter der internen Meldung, die mündliche oder schriftliche Weitergabe von Informationen über Verstöße innerhalb einer juristischen Person des privaten oder öffentlichen Sektors, verstanden.
Die externe Meldung hingegen ist die Informationsweitergabe über Verstöße an die zuständige staatliche Behörde.
Die interne oder externe Meldung stehen sich gleichrangig gegenüber. Der Hinweisgeber soll frei wählen können.
Unter bestimmten Voraussetzungen kann der Hinweisgeber auch den Meldeweg der „Offenlegung“ beschreiten, das heißt Informationen über Verstöße an die Öffentlichkeit weitergeben, z.B. an die Presse oder in Social- Media- Kanälen posten.
Unternehmen haben jedoch die Möglichkeit, die interne Hinweisgeber Meldestelle mit Edward360 attraktiver zu gestalten und so eine interne Klärung und Aufarbeitung der Meldung zu erreichen ohne Schäden nach außen zu erleiden
Das müssen Sie bei der Einrichtung eines internen Meldesystems für Whistleblower beachten
- Sicherheit – Hinweisgebermeldestelle soll sicher konzipiert, eingerichtet und betrieben werden.
- Vertraulichkeitsgebot – Die Identität der Hinweisgeber und der in einer Meldung erwähnten Dritten ist zu schützen. Unbefugten Mitarbeitenden ist der Zugriff auf die Meldungen zu verwehren.
- Meldemöglichkeiten – Die Meldung sollte schriftlich oder mündlich oder mittels eines physischen Treffens möglich sein.
- Unparteilichkeit – Eine unparteiische Person oder Abteilung sollte mit der Aufgabe betraut werden, Meldungen entgegenzunehmen und für Folgemaßnahmen zuständig sein. Und falls erforderlich weitere Informationen einholen und ggf. mit dem Hinweisgeber in Kontakt stehen können.
- Bestätigung – Eine Empfangsbestätigung mit Eingang der Meldung ist innerhalb von sieben Tagen an den Hinweisgeber zu versenden.
- Zeitnahe Rückmeldung – Der Hinweisgeber sollte eine Rückmeldung über den Stand, das Ergebnis der Untersuchung und Folgemaßnahmen erhalten. Und das im Zeitraum von maximal drei Monaten nach Erhalt einer Eingangsbestätigung in Folge der Meldung.
- Klarheit – Es sollten klare und leicht zugängliche Informationen über den externen Meldeweg bereitgestellt werden.
- Dokumentation – Die Meldungen sind im Einklang mit dem Vertraulichkeitsgebot zu dokumentieren
- Datenschutz – Meldungen sollten nicht länger aufbewahrt werden, als es notwendig und verhältnismäßig ist, um den in der Richtlinie gemachten Vorgaben nachzukommen.
Anmeldung zum Webinar Whisleblower / Hinweisgeber-Richtlinie
Über WIEMER ARNDT und SHAPE MINDS: Ombudsmann und Software für die Whistleblower – Richtlinie
Wir unterhalten Standorte in Berlin, Freiburg und Ruhrgebiet. Unsere Kunden und Kundinnen vertrauen uns als Beratungsagentur für Datenschutz, IT Sicherheit und Online Marketing. Über das Tochterunternehmen SHAPE MINDS mit Sitz in Berlin stellen wir ein Hinweisgebersystem bestehend aus einer Meldestelle und der passenden Hinweisgebersoftware zur Verfügung. Das Ziel ist es unseren Kunden und Kundinnen die besten Voraussetzungen zu bieten das Hinweisgeberschutzgesetz umzusetzen. Dafür steht unser Produkt das Sie unter app.edward360.de testen können. Gern stehen wir für Sie als Ombudsmann beratend zur Seite und geben Ihnen wichtige Hinweise und Rahmenkriterien für die Einführung eines Hinweisgebersystems gemäß der EU-Whistelblowerrichtlinie.