Hinweisgebersystem

Edward360 gemĂ€ĂŸ Hinweisgeberschutzgesetz

Meldestelle | Meldesoftware | Meldestellenbeauftragter

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FĂŒr Unternehmen ab 50 Mitarbeitenden ab 2023 verpflichtend.

Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) – Unternehmen mĂŒssen handeln

Als Reaktion auf die EnthĂŒllungsskandale der letzten Jahre, wie zum Beispiel die Diesel-AffĂ€re und die Panama Papers wurde die Whistleblower- Richtlinie/ Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) ins Leben gerufen. Es soll das mutige Handeln von Whistleblowern und Hinweisgeber :innen anerkennen und schĂŒtzen. Zudem soll die Regelung zur AufklĂ€rung und Vermeidung von RechtsverstĂ¶ĂŸen und MissstĂ€nden beitragen. Einheitliche Standards zum Schutz der Hinweisgeber :innen soll das Melden von VerstĂ¶ĂŸen in Unternehmen fördern. Dabei zielt die Richtlinie insbesondere auf die Bereiche der Auftragsvergabe, Produktsicherheit, Lebensmittelsicherheit, Vermeidung illegaler Einfuhr- und VertriebsaktivitĂ€ten und Terrorismusfinanzierung sowie Umweltschutz ab.  Die EU-Richtlinie muss von den EU-Mitgliedstaaten in ein jeweiliges nationales Hinweisgeberschutzgesetz umgesetzt werden.

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Adressaten und Anwendungsbereiche im Hinweisgeberschutzgesetz

Das Hinweisgeberschutzgesetz verpflichtet Unternehmen, geeignete interne MeldekanĂ€le fĂŒr die Meldung von VerstĂ¶ĂŸen einzurichten. Die Pflicht gilt laut Gesetz fĂŒr Unternehmen der Privatwirtschaft mit mindestens 50 Angestellten, fĂŒr Kommunen mit mehr als 10.000 Einwohnern und fĂŒr alle privaten Unternehmen in den Bereichen Finanzdienstleistung, Finanzprodukte, FinanzmĂ€rkte ungeachtet der Angestelltenanzahl.

Als „Hinweisgeber : innen“ gelten natĂŒrliche Personen, die im Zusammenhang mit ihrer ArbeitstĂ€tigkeit erlangte Informationen melden oder offenlegen. Dabei sind vom Anwendungsbereich zum Beispiel auch Bewerber : innen, ehemalige BeschĂ€ftigte, Leiharbeitnehmer : innen, SelbststĂ€ndige, Lieferant : innen, Organmitglieder umfasst.

Hinsichtlich der VerstĂ¶ĂŸe, die gemeldet werden dĂŒrfen, beschrĂ€nkt sich die Richtlinie auf unionsrechtliche VerstĂ¶ĂŸe. Es ist aber mit einer deutlichen Ausweitung des Anwendungsbereichs in Deutschland zu rechnen.

Status des Hinweisgeberschutzgesetzes in Deutschland

Die bisherige Rechtslage in Deutschland schĂŒtzt Hinweisgeber nicht ausreichend. Die Richtlinie schafft EU-weite Mindeststandards und sollte bis 17.12.2021 in nationales Recht (Hinweisgeberschutzgesetz HinSchG) umgesetzt werden. TatsĂ€chlich in Kraft getreten, ist es in Deutschland am 02.Juli 2023 und musste bei Unternehmen ab 250 Mitarbeitenden direkt umgesetzt werden. FĂŒr Unternehmen mit 50 bis 249 Angestellten gibt es eine Karenzzeit zur Umsetzung bis 17. Dezember 2023 geben. Doch auch diese sollten sich bereits vorbereiten, denn eine Implementierung eines geeigneten Hinweisgeberschutzsystems, bedarf einer gewissen Vorlauf- und Umsetzungszeit.

Unterschiedliche Meldeverfahren im HinSchG

Das Hinweisgeberschutzgesetz beschreibt das interne Meldeverfahren, welches von Unternehmen einzurichten und zu unterhalten ist. Zudem sind auch externe Meldeverfahren eingefĂŒhrt, welche durch Behörden bereitgestellt werden. Dabei kann sich der : die Hinweisgeber : in frei entscheiden, ob er : sie einen Hinweis ĂŒber einen internen oder externen Meldekanal meldet. Dabei soll eine Gleichrangigkeit bestehen und den Angestellten die freie Wahl gelassen werden. Der dritte Meldeweg ist die Offenlegung. Darunter ist das öffentliche ZugĂ€nglichmachen von Informationen zu verstehen, indem beispielsweise Informationen ĂŒber mögliche VerstĂ¶ĂŸe an die Presse weitergeleitet werden. Der Weg der Offenlegung ist jedoch nachrangig. Das heißt, dieser Weg darf von Hinweisgeber : innen nur beschritten werden, wenn weder auf interne noch auf externe Meldungen innerhalb einer der entsprechenden Bearbeitungsfrist geeignete Maßnahmen ergriffen werden. Außerdem ist eine Offenlegung gerechtfertigt bei unmittelbarer GefĂ€hrdung des öffentlichen Interesses oder wenn besondere UmstĂ€nde vorliegen.
Dabei ist allen drei Meldeverfahren gemein, dass fĂŒr den : die Hinweisgeber : in eine Abgabe von anonymen Hinweisen möglich sein muss.  Die Möglichkeit der anonymen Meldung ist ein essentielles Kriterium des Hinweisgeberschutzgesetzes und kann zum Beispiel ĂŒber eine geeignete Hinweisgebersoftware umgesetzt werden.

Bereitstellung eines internen, geeigneten Meldeverfahrens  im Hinweisgeberschutzgesetz

Zu den interne MeldekanĂ€le nach dem Hinweisgeberschutzgesetz zĂ€hlen: Mailboxbasierte Telefon- Hotlines, webbasierte Meldesysteme, sowie die Kooperation mit externen Dritten, wie zum Beispiel Anbieter von Meldeplattformen und/oder Ombudspersonen als Ansprechpartner : innen. FĂŒr alle Hinweisgebersysteme gilt Vertraulichkeit, einfacher Zugang und VerstĂ€ndlichkeit. Bei der Einrichtung eines Meldeverfahrens spricht viel fĂŒr die Benennung eines externen Dienstleisters als Meldestellenbeauftragten. Denn so kann fĂŒr die Angestellten das Vertrauen in die NeutralitĂ€t, auch hinsichtlich des Ergreifens und Vorantreibens von Folgemaßnahmen, am ehesten geschaffen werden. Dies wiederum kann Angestellte dazu motivieren die interne Meldestelle zu bevorzugen und beugt so mögliche ReputationsschĂ€den durch eine externe Meldung oder Offenlegung vor.

Hinweisgebersystem

Ein Hinweisgebersystem besteht aus einer Meldestelle und einer Software

Hinweisgeberschutzgesetz

Das Hinweisgebergesetz setzt die EU Richtlinie auf nationaler Ebene um

Hinweisgebermeldestelle

Die Meldestelle verwaltet eine Meldung per Post, Mail oder Telefon

Hinweisgebersoftware

Die Hinweisgebersoftware dokumentiert und verwaltet die
eingehenden Meldungen

Hinweisgebersystem

Ein Hinweisgebersystem besteht aus einer Meldestelle und einer Software

Hinweisgeberschutzgesetz

Das Hinweisgebergesetz setzt die EU Richtlinie auf nationaler Ebene um

Hinweisgebermeldestelle

Die Meldestelle verwaltet eine Meldung per Post, Mail oder Telefon

Hinweisgebersoftware

Die Hinweisgebersoftware dokumentiert und verwaltet die
eingehenden Meldungen

Ausgestaltung der internen Meldewege gemĂ€ĂŸ Hinweisgeberschutzgesetz

Das Hinweisgeberschutzgesetz verpflichtet Unternehmen, geeignete interne MeldekanĂ€le fĂŒr die Meldung von VerstĂ¶ĂŸen einzurichten. Die Pflicht gilt laut Gesetz fĂŒr Unternehmen der Privatwirtschaft mit mindestens 50 Angestellten, fĂŒr Kommunen mit mehr als 10.000 Einwohnern und fĂŒr alle privaten Unternehmen in den Bereichen Finanzdienstleistung, Finanzprodukte, FinanzmĂ€rkte ungeachtet der Angestelltenanzahl.

Als „Hinweisgeber : innen“ gelten natĂŒrliche Personen, die im Zusammenhang mit ihrer ArbeitstĂ€tigkeit erlangte Informationen melden oder offenlegen. Dabei sind vom Anwendungsbereich zum Beispiel auch Bewerber : innen, ehemalige BeschĂ€ftigte, Leiharbeitnehmer : innen, SelbststĂ€ndige, Lieferant : innen, Organmitglieder umfasst.

Hinsichtlich der VerstĂ¶ĂŸe, die gemeldet werden dĂŒrfen, beschrĂ€nkt sich die Richtlinie auf unionsrechtliche VerstĂ¶ĂŸe. Es ist aber mit einer deutlichen Ausweitung des Anwendungsbereichs in Deutschland zu rechnen.

GemĂ€ĂŸ Hinweisgeberschutzgesetz muss die Meldung sowohl schriftlich als auch mĂŒndlich ermöglicht werden; auf Ersuchen des : der Hinweisgebers : in muss zudem eine physische Zusammenkunft innerhalb eines angemessenen Zeitraums ermöglicht werden. Vertraulichkeit der IdentitĂ€t des Hinweisgebers oder der Hinweisgeberin und ggf. von Dritten, die in der Meldung erwĂ€hnt werden, muss gewahrt bleiben. Es muss sichergestellt sein, dass kein Zugriff auf die Meldung durch unbefugte Mitarbeiter : innen erfolgt. Das Hinweisgeberschutzgesetz schreibt auch feste Bearbeitungsfristen vor. Nach Eingang der Meldung muss diese innerhalb von sieben Tagen bestĂ€tigt werden. Eine RĂŒckmeldung an den Hinweisgeber muss grundsĂ€tzlich innerhalb von 3 Monaten erfolgen. Eine unparteiische Person (Meldestellenbeauftragte) oder Abteilung muss als zustĂ€ndige Stelle fĂŒr die Folgemaßnahmen (interne Ermittlungen) zu der Meldung benannt werden. Die GewĂ€hrleistung einer RĂŒckmeldung zu den ergriffenen Folgemaßnahmen in angemessener Zeit und eine Dokumentation des Verlaufs sind erforderlich.

Achtung! Datenschutz beachten

FĂŒr alle VorgĂ€nge gemĂ€ĂŸ Hinweisgeberschutzgesetz sind die Anforderungen des Datenschutzes gemĂ€ĂŸ der DSGVO zu beachten. Die EinfĂŒhrung von Hinweisgebersystemen kann je nach Ausgestaltung Beteiligungsrechte des Betriebsrats bzw. Personalrats auslösen (vgl. §§ 87 Abs. 1 Nr.1, Nr.6 BetrVG).

Schutzmaßnahmen fĂŒr Hinweisgeber : innen

Das Hinweisgeberschutzgesetz sieht ein Verbot von Repressalien gegen Hinweisgeber : innen vor. Unter das Verbot fallen u.a. Suspendierungen, Entlassungen, Gehaltsminderungen, Ausstellung eines schlechten Arbeitszeugnisses, Mobbing oder Nötigung.
Werden benachteiligende Maßnahmen gegen den : die Hinweisgeber : in ergriffen, so tragen die Arbeitgeber die Beweislast dafĂŒr, dass die jeweilige Maßnahme nicht auf der Meldung der : des Arbeitnehmers : in beruht.

Wir empfehlen daher u.a. eine umfassende Leistungsdokumentation der Arbeitnehmer : innen sowie eine Dokumentation ĂŒber deren Verhalten.

Vorgesehene Sanktionen bei Nichteinhaltung des HinSchG

Das Hinweisgeberschutzgesetz fordert von dem nationalen Gesetzgeber die Umsetzung wirksamer, angemessener und abschreckender Sanktionen fĂŒr natĂŒrliche und juristische Personen, die gegen die in der Whistleblower-Richtlinie / Hinweisgeberschutzgesetz vorgesehenen Pflichten verstoßen.
Nationale Sanktionsmaßnahmen, wie etwa BußgeldtatbestĂ€nde, werden im Rahmen der Umsetzung im Hinweisgeberschutzgesetz im Einzelnen definiert werden.
DarĂŒber hinaus ist ein Schadensersatzanspruch des Hinweisgebers oder der Hinweisgeberin vorgesehen, der auch kĂŒnftige finanzielle Einbußen sowie immaterielle SchĂ€den wie Schmerzensgeld umfasst

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Über WIEMER ARNDT und SHAPEMINDS: Hinweisgebersystem zum Hinweisgeberschutzgesetz

Wir unterhalten Standorte in Berlin, Freiburg und Ruhrgebiet. Unsere Kunden und Kundinnen vertrauen uns als Beratungsagentur fĂŒr Datenschutz, IT Sicherheit und Online Marketing. Über das Tochterunternehmen ShapeMinds mit Sitz in Berlin stellen wir ein Hinweisgebersystem bestehend aus einer Meldestelle und der passenden Hinweisgebersoftware zur VerfĂŒgung. Das Ziel ist es unseren Kunden und Kundinnen die besten Voraussetzungen zu bieten, dass Hinweisgeberschutzgesetz umzusetzen. DafĂŒr steht unser Produkt das Sie unter app.edward360.de testen können. Gern stehen wir fĂŒr Sie als Meldestellenbeauftragter bei der Bearbeitung von Meldungen zur Seite, geben Ihnen wichtige Hinweise und Rahmenkriterien fĂŒr die EinfĂŒhrung und helfen bei der Umsetzung eines Hinweisgebersystems gemĂ€ĂŸ des Hinweisgeberschutzgesetzes.

Meldestelle einrichten:

Das Gesetz zum Schutz von Hinweisgeber | Whistleblower erhöhen die Chance auf Meldungen zu VerstĂ¶ĂŸen im Unternehmen. Dabei zielt das Gesetz insbesondere auf die Bereiche der Auftragsvergabe, Produktsicherheit, Lebensmittelsicherheit, Vermeidung illegaler Einfuhr- und VertriebsaktivitĂ€ten und Terrorismusfinanzierung, sowie der Einhaltung des Datenschutzes, der Vermeidung von Mobbing und der Einhaltung des Gleichstellungsgesetzes und des Umweltschutzes ab. Das Gesetz verpflichtet Unternehmen dazu, eine interne Meldestelle einzurichten. Mit Edward360 haben Sie die Möglichkeit, unabhĂ€ngige Dritte als Ihre interne Anlaufstelle fĂŒr das Meldesystem zu beauftragen. Die Zusammenarbeit mit Edward360 gestaltet sich mĂŒhelos und risikofrei, denn es zielt auf die vollstĂ€ndige Umsetzung der Hinweisgeberschutzgesetze ab.

Edward360 arbeitet anonym:

Edward360 arbeitet anonym nach dem Vertraulichkeitsgebot. Dies bezieht sich auf die IdentitĂ€t des Hinweisgebers, der in der Meldung genannten Personen und der betroffenen Personen. Die Kenntnisse darĂŒber sind ausschließlich den zustĂ€ndigen Personen fĂŒr die Meldungsaufnahme oder Folgemaßnahmen vorbehalten. Es wird empfohlen, einen externen Fachmann zu engagieren, der zur Wahrung der Vertraulichkeit verpflichtet ist und Verschwiegenheit verpflichtet ist und sich mit Datenschutzfragen auskennt.

Wie lÀuft denn nun die Bearbeitung eines Hinweises in der Praxis ab?

Mitarbeiter oder FĂŒhrungskraft beobachtet Compliance- oder Rechtsverstoß
Hinweisgeber meldet Beobachtung im Meldesystem mit detaillierter Beschreibung
Meldestellenbeauftragter bestÀtigt Hinweiseingang und startet Bearbeitung
Bearbeitung beinhaltet PrĂŒfung des Hinweises, interne Ermittlungen und MaßnahmenvorschlĂ€ge
Meldestellenbeauftragter informiert Hinweisgeber ĂŒber Bearbeitungsstand und Ergebnis
Nach Verfahrensabschluss erstattet Meldestellenbeauftragter dem Unternehmen einen Bericht

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