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Für Unternehmen ab 50 Mitarbeitenden ab 2023 verpflichtend.
Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) – Unternehmen müssen handeln
Als Reaktion auf die Enthüllungsskandale der letzten Jahre, wie zum Beispiel die Diesel-Affäre und die Panama Papers wurde die Whistleblower- Richtlinie/ Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) ins Leben gerufen. Es soll das mutige Handeln von Whistleblowern und Hinweisgeber :innen anerkennen und schützen. Zudem soll die Regelung zur Aufklärung und Vermeidung von Rechtsverstößen und Missständen beitragen. Einheitliche Standards zum Schutz der Hinweisgeber :innen soll das Melden von Verstößen in Unternehmen fördern. Dabei zielt die Richtlinie insbesondere auf die Bereiche der Auftragsvergabe, Produktsicherheit, Lebensmittelsicherheit, Vermeidung illegaler Einfuhr- und Vertriebsaktivitäten und Terrorismusfinanzierung sowie Umweltschutz ab. Die EU-Richtlinie muss von den EU-Mitgliedstaaten in ein jeweiliges nationales Hinweisgeberschutzgesetz umgesetzt werden.
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Adressaten und Anwendungsbereiche im Hinweisgeberschutzgesetz
Das Hinweisgeberschutzgesetz verpflichtet Unternehmen, geeignete interne Meldekanäle für die Meldung von Verstößen einzurichten. Die Pflicht gilt laut Gesetz für Unternehmen der Privatwirtschaft mit mindestens 50 Angestellten, für Kommunen mit mehr als 10.000 Einwohnern und für alle privaten Unternehmen in den Bereichen Finanzdienstleistung, Finanzprodukte, Finanzmärkte ungeachtet der Angestelltenanzahl.
Als „Hinweisgeber : innen“ gelten natürliche Personen, die im Zusammenhang mit ihrer Arbeitstätigkeit erlangte Informationen melden oder offenlegen. Dabei sind vom Anwendungsbereich zum Beispiel auch Bewerber : innen, ehemalige Beschäftigte, Leiharbeitnehmer : innen, Selbstständige, Lieferant : innen, Organmitglieder umfasst.
Hinsichtlich der Verstöße, die gemeldet werden dürfen, beschränkt sich die Richtlinie auf unionsrechtliche Verstöße. Es ist aber mit einer deutlichen Ausweitung des Anwendungsbereichs in Deutschland zu rechnen.
Status des Hinweisgeberschutzgesetzes in Deutschland
Die bisherige Rechtslage in Deutschland schützt Hinweisgeber nicht ausreichend. Die Richtlinie schafft EU-weite Mindeststandards und sollte bis 17.12.2021 in nationales Recht (Hinweisgeberschutzgesetz HinSchG) umgesetzt werden. Tatsächlich in Kraft getreten, ist es in Deutschland am 02.Juli 2023 und musste bei Unternehmen ab 250 Mitarbeitenden direkt umgesetzt werden. Für Unternehmen mit 50 bis 249 Angestellten gibt es eine Karenzzeit zur Umsetzung bis 17. Dezember 2023 geben. Doch auch diese sollten sich bereits vorbereiten, denn eine Implementierung eines geeigneten Hinweisgeberschutzsystems, bedarf einer gewissen Vorlauf- und Umsetzungszeit.
Unterschiedliche Meldeverfahren im HinSchG
Das Hinweisgeberschutzgesetz beschreibt das interne Meldeverfahren, welches von Unternehmen einzurichten und zu unterhalten ist. Zudem sind auch externe Meldeverfahren eingeführt, welche durch Behörden bereitgestellt werden. Dabei kann sich der : die Hinweisgeber : in frei entscheiden, ob er : sie einen Hinweis über einen internen oder externen Meldekanal meldet. Dabei soll eine Gleichrangigkeit bestehen und den Angestellten die freie Wahl gelassen werden. Der dritte Meldeweg ist die Offenlegung. Darunter ist das öffentliche Zugänglichmachen von Informationen zu verstehen, indem beispielsweise Informationen über mögliche Verstöße an die Presse weitergeleitet werden. Der Weg der Offenlegung ist jedoch nachrangig. Das heißt, dieser Weg darf von Hinweisgeber : innen nur beschritten werden, wenn weder auf interne noch auf externe Meldungen innerhalb einer der entsprechenden Bearbeitungsfrist geeignete Maßnahmen ergriffen werden. Außerdem ist eine Offenlegung gerechtfertigt bei unmittelbarer Gefährdung des öffentlichen Interesses oder wenn besondere Umstände vorliegen.
Dabei ist allen drei Meldeverfahren gemein, dass für den : die Hinweisgeber : in eine Abgabe von anonymen Hinweisen möglich sein muss. Die Möglichkeit der anonymen Meldung ist ein essentielles Kriterium des Hinweisgeberschutzgesetzes und kann zum Beispiel über eine geeignete Hinweisgebersoftware umgesetzt werden.
Bereitstellung eines internen, geeigneten Meldeverfahrens im Hinweisgeberschutzgesetz
Zu den interne Meldekanäle nach dem Hinweisgeberschutzgesetz zählen: Mailboxbasierte Telefon- Hotlines, webbasierte Meldesysteme, sowie die Kooperation mit externen Dritten, wie zum Beispiel Anbieter von Meldeplattformen und/oder Ombudspersonen als Ansprechpartner : innen. Für alle Hinweisgebersysteme gilt Vertraulichkeit, einfacher Zugang und Verständlichkeit. Bei der Einrichtung eines Meldeverfahrens spricht viel für die Benennung eines externen Dienstleisters als Meldestellenbeauftragten. Denn so kann für die Angestellten das Vertrauen in die Neutralität, auch hinsichtlich des Ergreifens und Vorantreibens von Folgemaßnahmen, am ehesten geschaffen werden. Dies wiederum kann Angestellte dazu motivieren die interne Meldestelle zu bevorzugen und beugt so mögliche Reputationsschäden durch eine externe Meldung oder Offenlegung vor.
Hinweisgebersystem
Ein Hinweisgebersystem besteht aus einer Meldestelle und einer Software
Hinweisgeberschutzgesetz
Das Hinweisgebergesetz setzt die EU Richtlinie auf nationaler Ebene um
Hinweisgebermeldestelle
Die Meldestelle verwaltet eine Meldung per Post, Mail oder Telefon
Hinweisgebersoftware
Die Hinweisgebersoftware dokumentiert und verwaltet die
eingehenden Meldungen
Ausgestaltung der internen Meldewege gemäß Hinweisgeberschutzgesetz
Das Hinweisgeberschutzgesetz verpflichtet Unternehmen, geeignete interne Meldekanäle für die Meldung von Verstößen einzurichten. Die Pflicht gilt laut Gesetz für Unternehmen der Privatwirtschaft mit mindestens 50 Angestellten, für Kommunen mit mehr als 10.000 Einwohnern und für alle privaten Unternehmen in den Bereichen Finanzdienstleistung, Finanzprodukte, Finanzmärkte ungeachtet der Angestelltenanzahl.
Als „Hinweisgeber : innen“ gelten natürliche Personen, die im Zusammenhang mit ihrer Arbeitstätigkeit erlangte Informationen melden oder offenlegen. Dabei sind vom Anwendungsbereich zum Beispiel auch Bewerber : innen, ehemalige Beschäftigte, Leiharbeitnehmer : innen, Selbstständige, Lieferant : innen, Organmitglieder umfasst.
Hinsichtlich der Verstöße, die gemeldet werden dürfen, beschränkt sich die Richtlinie auf unionsrechtliche Verstöße. Es ist aber mit einer deutlichen Ausweitung des Anwendungsbereichs in Deutschland zu rechnen.
Gemäß Hinweisgeberschutzgesetz muss die Meldung sowohl schriftlich als auch mündlich ermöglicht werden; auf Ersuchen des : der Hinweisgebers : in muss zudem eine physische Zusammenkunft innerhalb eines angemessenen Zeitraums ermöglicht werden. Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers oder der Hinweisgeberin und ggf. von Dritten, die in der Meldung erwähnt werden, muss gewahrt bleiben. Es muss sichergestellt sein, dass kein Zugriff auf die Meldung durch unbefugte Mitarbeiter : innen erfolgt. Das Hinweisgeberschutzgesetz schreibt auch feste Bearbeitungsfristen vor. Nach Eingang der Meldung muss diese innerhalb von sieben Tagen bestätigt werden. Eine Rückmeldung an den Hinweisgeber muss grundsätzlich innerhalb von 3 Monaten erfolgen. Eine unparteiische Person (Meldestellenbeauftragte) oder Abteilung muss als zuständige Stelle für die Folgemaßnahmen (interne Ermittlungen) zu der Meldung benannt werden. Die Gewährleistung einer Rückmeldung zu den ergriffenen Folgemaßnahmen in angemessener Zeit und eine Dokumentation des Verlaufs sind erforderlich.
Achtung! Datenschutz beachten
Für alle Vorgänge gemäß Hinweisgeberschutzgesetz sind die Anforderungen des Datenschutzes gemäß der DSGVO zu beachten. Die Einführung von Hinweisgebersystemen kann je nach Ausgestaltung Beteiligungsrechte des Betriebsrats bzw. Personalrats auslösen (vgl. §§ 87 Abs. 1 Nr.1, Nr.6 BetrVG).
Schutzmaßnahmen für Hinweisgeber : innen
Das Hinweisgeberschutzgesetz sieht ein Verbot von Repressalien gegen Hinweisgeber : innen vor. Unter das Verbot fallen u.a. Suspendierungen, Entlassungen, Gehaltsminderungen, Ausstellung eines schlechten Arbeitszeugnisses, Mobbing oder Nötigung.
Werden benachteiligende Maßnahmen gegen den : die Hinweisgeber : in ergriffen, so tragen die Arbeitgeber die Beweislast dafür, dass die jeweilige Maßnahme nicht auf der Meldung der : des Arbeitnehmers : in beruht.
Wir empfehlen daher u.a. eine umfassende Leistungsdokumentation der Arbeitnehmer : innen sowie eine Dokumentation über deren Verhalten.
Vorgesehene Sanktionen bei Nichteinhaltung des HinSchG
Das Hinweisgeberschutzgesetz fordert von dem nationalen Gesetzgeber die Umsetzung wirksamer, angemessener und abschreckender Sanktionen für natürliche und juristische Personen, die gegen die in der Whistleblower-Richtlinie / Hinweisgeberschutzgesetz vorgesehenen Pflichten verstoßen.
Nationale Sanktionsmaßnahmen, wie etwa Bußgeldtatbestände, werden im Rahmen der Umsetzung im Hinweisgeberschutzgesetz im Einzelnen definiert werden.
Darüber hinaus ist ein Schadensersatzanspruch des Hinweisgebers oder der Hinweisgeberin vorgesehen, der auch künftige finanzielle Einbußen sowie immaterielle Schäden wie Schmerzensgeld umfasst
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Über WIEMER ARNDT und SHAPEMINDS: Hinweisgebersystem zum Hinweisgeberschutzgesetz
Wir unterhalten Standorte in Berlin, Freiburg und Ruhrgebiet. Unsere Kunden und Kundinnen vertrauen uns als Beratungsagentur für Datenschutz, IT Sicherheit und Online Marketing. Über das Tochterunternehmen ShapeMinds mit Sitz in Berlin stellen wir ein Hinweisgebersystem bestehend aus einer Meldestelle und der passenden Hinweisgebersoftware zur Verfügung. Das Ziel ist es unseren Kunden und Kundinnen die besten Voraussetzungen zu bieten, dass Hinweisgeberschutzgesetz umzusetzen. Dafür steht unser Produkt das Sie unter app.edward360.de testen können. Gern stehen wir für Sie als Meldestellenbeauftragter bei der Bearbeitung von Meldungen zur Seite, geben Ihnen wichtige Hinweise und Rahmenkriterien für die Einführung und helfen bei der Umsetzung eines Hinweisgebersystems gemäß des Hinweisgeberschutzgesetzes.
Meldestelle einrichten:
Das Gesetz zum Schutz von Hinweisgeber | Whistleblower erhöhen die Chance auf Meldungen zu Verstößen im Unternehmen. Dabei zielt das Gesetz insbesondere auf die Bereiche der Auftragsvergabe, Produktsicherheit, Lebensmittelsicherheit, Vermeidung illegaler Einfuhr- und Vertriebsaktivitäten und Terrorismusfinanzierung, sowie der Einhaltung des Datenschutzes, der Vermeidung von Mobbing und der Einhaltung des Gleichstellungsgesetzes und des Umweltschutzes ab. Das Gesetz verpflichtet Unternehmen dazu, eine interne Meldestelle einzurichten. Mit Edward360 haben Sie die Möglichkeit, unabhängige Dritte als Ihre interne Anlaufstelle für das Meldesystem zu beauftragen. Die Zusammenarbeit mit Edward360 gestaltet sich mühelos und risikofrei, denn es zielt auf die vollständige Umsetzung der Hinweisgeberschutzgesetze ab.
Edward360 arbeitet anonym:
Edward360 arbeitet anonym nach dem Vertraulichkeitsgebot. Dies bezieht sich auf die Identität des Hinweisgebers, der in der Meldung genannten Personen und der betroffenen Personen. Die Kenntnisse darüber sind ausschließlich den zuständigen Personen für die Meldungsaufnahme oder Folgemaßnahmen vorbehalten. Es wird empfohlen, einen externen Fachmann zu engagieren, der zur Wahrung der Vertraulichkeit verpflichtet ist und Verschwiegenheit verpflichtet ist und sich mit Datenschutzfragen auskennt.
Wie läuft denn nun die Bearbeitung eines Hinweises in der Praxis ab?
Mitarbeiter oder Führungskraft beobachtet Compliance- oder Rechtsverstoß
Hinweisgeber meldet Beobachtung im Meldesystem mit detaillierter Beschreibung
Meldestellenbeauftragter bestätigt Hinweiseingang und startet Bearbeitung
Bearbeitung beinhaltet Prüfung des Hinweises, interne Ermittlungen und Maßnahmenvorschläge
Meldestellenbeauftragter informiert Hinweisgeber über Bearbeitungsstand und Ergebnis
Nach Verfahrensabschluss erstattet Meldestellenbeauftragter dem Unternehmen einen Bericht