Meldestelle – DWBO

Ein Hinweisgebersystem ermöglicht die vertrauliche Meldung von möglichen Verstößen innerhalb einer Organisation. Das Hinweisgeberschutzgesetz wurde am 02. Juli 2023 wirksam.

Organisationen implementieren Hinweisgebersysteme, um Transparenz zu fördern, Fehlverhalten aufzudecken und eine Kultur der Integrität zu unterstützen. Ein digitales System bietet Datenschutzkonformität, erleichtert die Meldung von Hinweisen unabhängig von Ort und Zeit, bekämpft Korruption und garantiert 100%ige Anonymität der Hinweisgeber.

Ein Hinweisgebersystem deckt eine breite Palette von Verstößen ab, darunter Betrug, Korruption, Diskriminierung, Datenschutzverletzungen, Arbeitsplatz- Missstände, Umweltverstöße, Wirtschaftskriminalität, Verletzung der Unternehmensrichtlinien, Gefährdung der Produktsicherheit und ethische Verstöße.

Die Anonymität wird durch Verschlüsselungstechnologien, sichere Kommunikationskanäle, anonyme Übermittlungsoptionen, strenge Zugriffsbeschränkungen und organisatorische Sicherheitsrichtlinien gewährleistet.

Ja, in den meisten Fällen ermöglicht ein Hinweisgebersystem die anonyme Meldung von Informationen.

Mitarbeiter, Lieferanten, Kunden und andere Stakeholder können in der Regel Hinweise über das Hinweisgebersystem einreichen.

Die Meldung kann über verschiedene Kanäle erfolgen, darunter eine Online-Plattform, eine Hotline oder per E-Mail.

Ja, es besteht die Möglichkeit, Dateien oder Bilder beizufügen. Erlaubte Formate sind aus Sicherheitsgründen jedoch begrenzt (PDF oder Bildformate).

Zugriff hat zuerst nur die Ombudsperson. Anschließend werden die Verantwortlichen Stellen im betroffenen Unternehmen mit zugezogen. Hier wird über ein Benutzerberechtigungskonzept auch die Möglichkeit gegeben, dass die Verantwortlichen für die Bearbeitung der Meldung, von uns Zugriff bekommen die Meldungen einsehen zu können und ggfls. auch mit Ihnen in Kontakt treten zu können.

Auf Ihrer Meldestellen-Webseite, haben Sie die Möglichkeit auch telefonisch oder persönlich mit der zuständigen Ombudsperson Kontakt aufzunehmen und Ihr Anliegen zu schildern und ggfls eine Meldung abzugeben.

Ja sie können sowohl telefonisch, postalisch und persönlich Meldungen abgeben.

Selbstverständlich! Die Ombudspersonen und das betroffene Unternehmen werden Sie über die Zwischenschritte der Bearbeitung und über das Endergebnis informieren.

Die Meldungen werden von einer Ombudsperson bearbeitet, die entweder intern oder extern im Unternehmen besetzt ist. Die Obudsperson ist immer eine unparteiisch besetzte Stelle, sodass Neutralität und Integrität gewährleistet ist.

Da Ihre persönlichen Zugangsdaten per Zufall generiert werden und wir diese zu keinen Zeitpunkt einsehen können, gibt es keine Möglichkeit des Passwort-Resets. Sollten Sie Ihre Zugangsdaten vergessen oder verloren haben, bitten wir Sie eine neue Meldung abzugeben mit dem Vermerk, dass dies aus dem Grund des Verlustes Ihrer Zugangsdaten geschieht und um welche Meldung es sich handelte. Nach Abgabe der neuen Meldung erhalten Sie erneute Zugangsdaten. Anschließend werden wir Ihre “alte Meldung” mit der neuen verknüpfen.

Sie erhalten nach Abgabe Ihrer Meldung zufällig generierte Zugangsdaten. Mit diesen Zugangsdaten können Sie zu jederzeit von einem internetfähigen Endgerät auf Ihr Postfach zugreifen, wo Sie Ihre Meldung sehen, den Status Ihrer Meldung und die Möglichkeit in Form von Textnachrichten und Uploadfunktionen für Dokumente, Bilder, Videos oder Tonaufnahmen, mit der Ombudsperson zu kommunizieren.

Beschäftigte können das System für Anfragen zu Compliance-Richtlinien, zur Meldung von Regelverletzungen, Unredlichkeiten oder zur Identifikation von Schwächen und Verbesserungsmöglichkeiten nutzen.

Die Organisation gewährleistet gesetzlichen Schutz durch Whistleblower-Gesetze, sichert Anonymität, Vertraulichkeit und verbietet berufliche Nachteile. Dies umfasst auch rechtliche Schritte, Rückwirkungsschutz und unabhängige Untersuchungen.

Ja, einige Organisationen bieten Belohnungen an, um die Motivation der Hinweisgeber zu fördern.

Die Vertraulichkeit wird durch Verschlüsselung, sichere Kommunikationskanäle, Zugangsbeschränkungen, anonyme Meldemöglichkeiten, klare Mitarbeiter-Richtlinien, unabhängige Untersuchungen, Dokumentation, Schulungen, rechtliche Bestimmungen und sorgfältige Protokollierung gewährleistet.

Spätestens 7 Tage nach Eingang Ihrer Meldung erhalten Sie eine Rückmeldung von der Ombudsperson. Abhängig von der Art Ihrer Meldung über einen Verstoß, können die Bearbeitungszeit unterschiedliche lange dauern. Sofern Sie eine Meldung abgeben haben, können Sie immer über Ihre Postfach-Zugangsdaten mit der Ombudsperson Kontakt aufnehmen. Dort können Sie sich über den Bearbeitungsstand und die geplante Dauer bis der Fall abgeschlossen ist erkundigen.

Die ShapeMinds UG ist Eigentümer und Betreiber der Software. Sofern die Ombudspersonen extern durch uns besetzt sind, ist die WIEMER / ARNDT UG für die Bearbeitung der Fälle zuständig.

Eingangsprüfung

• Überprüfung der Vollständigkeit und Verständlichkeit des Hinweises.

Zuweisung an die zuständige Stelle:

• Weiterleitung an die Abteilung oder Person für Untersuchungen.

Interne Untersuchung:

• Verifizierung und Sammlung weiterer relevanter Fakten.

Bewertung der Dringlichkeit:

• Priorisierung der Untersuchung je nach Dringlichkeit.

Schutz der Hinweisgeberidentität

• Strenger Schutz der Anonymität während des gesamten Prozesses.

Dokumentation der Ergebnisse:

• Festhalten der Untersuchungsergebnisse.

Maßnahmenergreifung:

• Umsetzung angemessener Maßnahmen basierend auf den Ergebnissen.

Rückmeldung an den Hinweisgeber:

• Informierung des Hinweisgebers über die Untersuchungsergebnisse.

Berichterstattung an die Unternehmensleitung:

• Zusammenfassender Bericht an die Unternehmensleitung.

Verbesserung des Systems:

• Mögliche Anpassungen am Hinweisgebersystem für eine effektivere Handhabung.

Die Organisation führt eine sorgfältige Untersuchung durch, und wenn sich der Verstoß als unbegründet herausstellt, werden angemessene Maßnahmen ergriffen, um die Unschuldigen zu schützen.

Ja, viele multinational tätige Unternehmen implementieren globale Hinweisgebersysteme, um weltweite Transparenz zu gewährleisten.

Klare Richtlinien und Verfahren, sowie die Implementierung von Technologien zur automatischen Bearbeitung, können dazu beitragen, eine zeitnahe Bearbeitung von Hinweisen sicherzustellen.

Die Führungsebene spielt eine Schlüsselrolle bei der Förderung einer Kultur der Offenheit und der konsequenten Umsetzung von Maßnahmen aufgrund von Hinweisen.

Durch klare Richtlinien, Schulungen und Überwachung kann die Organisation sicherstellen, dass Hinweisgeber vor Repressalien geschützt sind.

• Klare und regelmäßige Kommunikation über das Hinweisgebersystem fördert die Akzeptanz und Nutzung. Schulungen können ebenfalls dazu beitragen.
• Klare und präzise Kommunikation
• Nutzung verschiedener Kommunikationskanäle
• Betonung der Wichtigkeit des Hinweisgebersystems
• Hervorhebung der Anonymitätsoption
• Einführung klarer Rückmeldeprozesse
• Schulungen für Mitarbeiter anbieten
• Förderung einer offenen Unternehmenskultur
• Mehrsprachige Kommunikation berücksichtigen
• Bereitstellung von Ressourcen und Ansprechpartnern
• Regelmäßige Updates über das Hinweisgebersystem

Je nach den Umständen kann es schwierig sein, Hinweisgeber während einer laufenden Untersuchung auf dem Laufenden zu halten, um die Vertraulichkeit zu wahren.

Ja, in vielen Rechtssystemen haben Hinweisgeber das Recht, rechtliche Schritte einzuleiten. Diese rechtlichen Schritte können eingeleitet werden, wenn der Hinweisgeber glaubt, dass er aufgrund seiner Meldung von Missständen Repressalien erfährt oder wenn die Organisation keine angemessenen Maßnahmen ergreift, um den gemeldeten Verstoß zu untersuchen oder zu beheben.

• Whistleblower-Gesetze: Einige Länder haben spezifische Whistleblower-Gesetze erlassen, die Hinweisgebern Schutz bieten und ihnen das Recht geben, rechtliche Schritte einzuleiten, wenn ihre Rechte verletzt werden.
• Schutz vor Repressalien: Whistleblower-Gesetze sollen sicherstellen, dass Hinweisgeber vor beruflichen Nachteilen oder rechtlichen Konsequenzen geschützt sind.
• Konsultation mit Rechtsbeistand: Hinweisgeber, die sich in einer rechtlichen Auseinandersetzung befinden, können sich an Rechtsanwälte wenden, um ihre Interessen zu vertreten und ihre Rechte zu schützen.
• Beweissicherung: Der Hinweisgeber sollte alle relevanten Beweise sammeln und aufbewahren, um seine Behauptungen zu unterstützen, falls rechtliche Schritte erforderlich sind.
• Meldung an Regulierungsbehörden: In einigen Fällen können Hinweisgeber Verstöße auch direkt an externe Regulierungsbehörden melden und so dazu beitragen, eine unabhängige Untersuchung einzuleiten.

Es ist wichtig zu beachten, dass die rechtlichen Bestimmungen je nach Land variieren, und Hinweisgeber sollten sich an kompetente Rechtsberater wenden, um genaue Informationen über ihre Rechte und Optionen zu erhalten. Whistleblower-Gesetze sind darauf ausgerichtet, Hinweisgeber zu schützen und sicherzustellen, dass sie ohne Angst vor Repressalien Verstöße melden können.

Bei telefonischen Meldungen oder Meldungen mittels einer anderen Art der Sprachübermittlung darf eine dauerhaft abrufbare Tonaufzeichnung des Gesprächs oder dessen vollständige und genaue Niederschrift (Wortprotokoll) nur mit Einwilligung der hinweisgebenden Person erfolgen. Liegt eine solche Einwilligung nicht vor, ist die Meldung durch eine von der für die Bearbeitung der Meldung verantwortlichen Person zu erstellende
Zusammenfassung ihres Inhalts (Inhaltsprotokoll) zu dokumentieren.

Erfolgt die Meldung im Rahmen einer Zusammenkunft gemäß § 16 Absatz 3 oder § 27 Absatz 3, darf mit Zustimmung der hinweisgebenden Person eine vollständige und genaue Aufzeichnung der Zusammenkunft erstellt und aufbewahrt werden. Die Aufzeichnung kann durch Erstellung einer Tonaufzeichnung des Gesprächs in dauerhaft abrufbarer Form oder durch ein von der für die Bearbeitung der Meldung verantwortlichen Person erstelltes Wortprotokoll der Zusammenkunft erfolgen.

• Vordefinierte Eingabemaske für Meldungen mit verschiedenen Fragestellungen.
• Möglichkeit zur anonymen Meldung gemäß EU-Richtlinie.
• Erhalt einer eindeutigen Fall-ID und Vergabe eines Passworts bei Meldungseinreichung.
• Upload von Dokumenten und stimmenverzerrter Sprachnachricht zur Belegung der Meldung.
• Einrichtung eines Postfachs für Einsicht und anonyme Kommunikation mit dem Fallbearbeiter.
• Möglichkeit zur Hinterlegung weiterer Informationen oder Reaktion auf Fragen des Fallbearbeiters.
• Sicherheitsbeschränkungen wie Captcha zur Verhinderung von Masseneinreichungen.
• Hinweise für den Hinweisgeber bei Verlust der Postfach-Zugangsdaten.
• Automatische Bestätigung des Meldungseingangs.

• Übersichtliches Dashboard mit statistischen Grafiken aller Fälle.
• Individuelle Ansichten und Export-Funktion für interne Berichte.
• Personalisierte Ansicht aller Fälle durch Filter- und Sortierfunktion.
• Exportfunktion in verschiedenen Dateiformaten für einzelne oder mehrere Meldungen.
• Dokumentation aller Backend-Aktivitäten durch Auditprotokoll.
• Jeder Fall beinhaltet die Informationen der eingereichten Meldung.

Unterstützende Funktionen für die Fallarbeit:

• Internes Dokumentationsfeld mit Datei-Upload.
• Freitextfeld für Kurzbeschreibung.
• Erinnerungsfunktion mit Notizfeld.
• Verknüpfung von ähnlichen oder in Verbindung stehenden Fällen.
• Information über gelesene Nachrichten des Fallbearbeiters.
• Anonymisierung von abgeschlossenen Meldungen.
• Individuelle Benutzereinstellungen für Monitoring, z. B. E-Mail-Alerts.