Meldestelle – Demo gemäß HinSchG der Demo UG

für Meldungen gemäß des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG)

DEMO UG
(haftungsbeschränkt)
Teststrasse 46
10000 Teststadt

Meldestelle

Herzlich Willkommen bei der Demo Meldestelle gemäß des Hinweisgeberschutzgesetzte und der Hinweisgeberrichtline der EU (Whistleblower-Gesetz).

Sie haben über Missstände in der Demo UG erfahren oder sind ggf. selbst Betroffener eines Missstandes, dann gibt Ihnen das Hinweisgeberschutzgesetz die Möglichkeit diesen Verstoß zu melden ohne mögliche Konsequenzen für Sie als Meldenden zu riskieren.

Ihnen stehen 3 Möglichkeiten zur Verfügung einen Verstoß zu melden.

Digitale Meldung

Hier können Sie einfach und auf Wunsch voll anonymisiert Meldungen zu Verstößen abzugeben.
Die Nutzung ist leicht und intuitiv gestaltet. Die Meldungen können auch barrierefrei abgegeben werden.

Persönlich Meldung

Manche Meldungen bedürfen einfach ein persönliches Gespräch – dessen sind wir uns bewusst. Daher bieten wir nach Terminvereinbarung an unseren Standorten in Berlin, Baden-Württemberg und Nord-Rhein-Westfalen die Möglichkeit, auch persönliche Termine zur Annahme von vertraulichen Meldungen. Wählen Sie hier  “persönlicher Termin”. Eine anonyme Meldung ist nicht möglich.

Telefonisch Meldung

Wir stellen eine dauerhaft erreichbare Telefon-Hotline mit Aufnahmefunktion zur Verfügung. So können Hinweise telefonisch zu jeder Tageszeit angenommen werden. Eine anonyme Meldung ist nur bedingt möglich, da ggf Ihre Telefonnummer übermittelt wird.

Rechtliche Aufklärung zur Nutzung der Meldestelle

Im Rahmen der Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes haben wir eine umfassende Hinweisgebermeldestelle zur Sicherstellung eines ethischen, sowie gesetzes- und rechtskonformen Verhaltens unseres Unternehmens eingerichtet. Dies beinhaltet dieses Hinweisgebersystem. Das Hinweisgebersystem dient ebenso der Prävention von Verstößen als auch zu deren Aufklärung.

  • Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie unsere Geschäftspartner (Kunden, Lieferanten, Stake- und Shareholder) sind berechtigt, Meldungen abzugeben.
  • Ihnen stehen 3 gleichberechtigte Wege, um einen Verstoß über die Meldestelle zu melden, zur Verfügung.
  • Sie können Ihre Meldung anonym abgeben. Die Aufklärung eines Verstoßes kann unter Umständen jedoch effektiver erfolgen, wenn Sie Ihre Kontaktdaten angeben. Ihre Identität wird grundsätzlich ohne Ihre ausdrückliche Zustimmung keinen anderen Personen offengelegt (Ausnahmen können insbesondere bei behördlichen Untersuchungen oder in Gerichtsverfahren gelten).
  • Wenn Sie eine Meldung online einreichen, können Sie den Bearbeitungsstatus Ihrer Meldung in Ihrem Login-Bereich einsehen. Über diesen Login-Bereich erhalten die Meldestellenbeauftragten auch Gelegenheit, vertraulich Kontakt mit Ihnen aufzunehmen, sofern Rückfragen bestehen. Sie haben zudem jederzeit die Möglichkeit, weitere Informationen zur Verfügung zu stellen. Sie erhalten nach Einreichung Ihrer Meldung dazu Login-Daten. Diese Login-Daten (Benutzername und Passwort) werden automatisch generiert. Dieser Login-Bereich steht Ihnen selbstverständlich auch zur Verfügung, wenn Sie Ihre Meldung anonym abgeben. Diese Login-Daten haben nur Sie und können bei einem Verlust nicht wiederhergestellt werden.
  • Das Hinweisgebersystem dient der Entgegennahme von Meldungen über Verstöße gegen Gesetze, den Verhaltenskodex und Richtlinien. Für allgemeine Beschwerden oder Fragen zu unseren Leistungen oder zur Gewährleistung von Leistungen wenden Sie sich bitte an unsere allgemeine Kontaktadresse.
  • Bitte geben Sie nur solche Meldungen ab, von denen Sie sicher sind, dass diese der Wahrheit entsprechen. Von bewusst wahrheitswidrigen Behauptungen bzw. unwahren Tatsachen ist Abstand zu nehmen, weil dies u.U. eine Strafbarkeit für den Hinweisgeber begründen kann. In Zweifelsfällen kennzeichnen Sie Ihre Meldung als Vermutung oder Aussage dritter Personen.
  • Nach Eingang Ihrer Meldung erhalten Sie eine Eingangsbestätigung in Ihrem Login-Bereich. Sofern Sie Ihre E-Mail-Adresse angegeben haben, können Sie auch über jeden aktuellen Bearbeitungsstatus in Ihrem Login-Bereich auch per E-Mail informiert werden.

Bitte beachten Sie zudem unsere Datenschutzhinweise für das Hinweisgeber-System.

faq HinSchG

FAQ zum HinschG

Sie haben Fragen (FAQ) zur Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes? Wählen Sie aus zu welchen Themen Sie Fragen (FAQ) haben.

Was ist ein Hinweisgebersystem und wann trat das Hinweisgeberschutzgesetz in Kraft?

Ein Hinweisgebersystem ermöglicht die vertrauliche Meldung von möglichen Verstößen innerhalb einer Organisation. Das Hinweisgeberschutzgesetz wurde am 02. Juli 2023 wirksam.

Warum sollten Organisationen ein Hinweisgebersystem implementieren? Warum ein digitales System?

Organisationen implementieren Hinweisgebersysteme, um Transparenz zu fördern, Fehlverhalten aufzudecken und eine Kultur der Integrität zu unterstützen. Ein digitales System bietet Datenschutzkonformität, erleichtert die Meldung von Hinweisen unabhängig von Ort und Zeit, bekämpft Korruption und garantiert 100%ige Anonymität der Hinweisgeber.

Welche Arten von Verstößen können gemeldet werden?

Ein Hinweisgebersystem deckt eine breite Palette von Verstößen ab, darunter Betrug, Korruption, Diskriminierung, Datenschutzverletzungen, Arbeitsplatz- Missstände, Umweltverstöße, Wirtschaftskriminalität, Verletzung der Unternehmensrichtlinien, Gefährdung der Produktsicherheit und ethische Verstöße.

Wie gewährleistet ein Hinweisgebersystem die Anonymität der Hinweisgeber?

Die Anonymität wird durch Verschlüsselungstechnologien, sichere Kommunikationskanäle, anonyme Übermittlungsoptionen, strenge Zugriffsbeschränkungen und organisatorische Sicherheitsrichtlinien gewährleistet.

Kann man Hinweise auch anonym melden?

Ja, in den meisten Fällen ermöglicht ein Hinweisgebersystem die anonyme Meldung von Informationen.

Wer kann einen Hinweis melden?

Mitarbeiter, Lieferanten, Kunden und andere Stakeholder können in der Regel Hinweise über das Hinweisgebersystem einreichen.

Wie kann ein Hinweis gemeldet werden?

Die Meldung kann über verschiedene Kanäle erfolgen, darunter eine Online-Plattform, eine Hotline oder per E-Mail.

Gibt es auch die Möglichkeit, Dateien oder Bilder mit einem Hinweis zu übermitteln?

Ja, es besteht die Möglichkeit, Dateien oder Bilder beizufügen. Erlaubte Formate sind aus Sicherheitsgründen jedoch begrenzt (PDF oder Bildformate).

Wer hat Zugriff die Meldungen in dem Hinweisgeberportal?

Zugriff hat zuerst nur die Ombudsperson. Anschließend werden die Verantwortlichen Stellen im betroffenen Unternehmen mit zugezogen. Hier wird über ein Benutzerberechtigungskonzept auch die Möglichkeit gegeben, dass die Verantwortlichen für die Bearbeitung der Meldung, von uns Zugriff bekommen die Meldungen einsehen zu können und ggfls. auch mit Ihnen in Kontakt treten zu können.

An wen kann man sich wende, wenn das Hinweisgeberportal nicht funktioniert?

Auf Ihrer Meldestellen-Webseite, haben Sie die Möglichkeit auch telefonisch oder persönlich mit der zuständigen Ombudsperson Kontakt aufzunehmen und Ihr Anliegen zu schildern und ggfls eine Meldung abzugeben.

Kann man auch ohne Internetzugang eine Meldung abgeben?

Ja sie können sowohl telefonisch, postalisch und persönlich Meldungen abgeben.

Muss das Unternehmen die Hinweisgeber über das Ergebnis ihrer Meldung unterrichten?

Selbstverständlich! Die Ombudspersonen und das betroffene Unternehmen werden Sie über die Zwischenschritte der Bearbeitung und über das Endergebnis informieren.

Wer bearbeitet die Meldungen?

Die Meldungen werden von einer Ombudsperson bearbeitet, die entweder intern oder extern im Unternehmen besetzt ist. Die Obudsperson ist immer eine unparteiisch besetzte Stelle, sodass Neutralität und Integrität gewährleistet ist.

Zugangsdaten für das persönliche Postfach vergessen – an wen wenden?

Da Ihre persönlichen Zugangsdaten per Zufall generiert werden und wir diese zu keinen Zeitpunkt einsehen können, gibt es keine Möglichkeit des Passwort-Resets. Sollten Sie Ihre Zugangsdaten vergessen oder verloren haben, bitten wir Sie eine neue Meldung abzugeben mit dem Vermerk, dass dies aus dem Grund des Verlustes Ihrer Zugangsdaten geschieht und um welche Meldung es sich handelte. Nach Abgabe der neuen Meldung erhalten Sie erneute Zugangsdaten. Anschließend werden wir Ihre “alte Meldung” mit der neuen verknüpfen.

Was ist ein persönliches Postfach auf dem Hinweisgeberportal?

Sie erhalten nach Abgabe Ihrer Meldung zufällig generierte Zugangsdaten. Mit diesen Zugangsdaten können Sie zu jederzeit von einem internetfähigen Endgerät auf Ihr Postfach zugreifen, wo Sie Ihre Meldung sehen, den Status Ihrer Meldung und die Möglichkeit in Form von Textnachrichten und Uploadfunktionen für Dokumente, Bilder, Videos oder Tonaufnahmen, mit der Ombudsperson zu kommunizieren.

Wie können Beschäftigte das Hinweisgebersystem nutzen?

Beschäftigte können das System für Anfragen zu Compliance-Richtlinien, zur Meldung von Regelverletzungen, Unredlichkeiten oder zur Identifikation von Schwächen und Verbesserungsmöglichkeiten nutzen.

Wie schützt die Organisation Hinweisgeber vor Repressalien?

Die Organisation gewährleistet gesetzlichen Schutz durch Whistleblower-Gesetze, sichert Anonymität, Vertraulichkeit und verbietet berufliche Nachteile. Dies umfasst auch rechtliche Schritte, Rückwirkungsschutz und unabhängige Untersuchungen.

Gibt es Belohnungen für Hinweisgeber?

Ja, einige Organisationen bieten Belohnungen an, um die Motivation der Hinweisgeber zu fördern.

Wie wird die Vertraulichkeit der gemeldeten Informationen gewahrt?

Die Vertraulichkeit wird durch Verschlüsselung, sichere Kommunikationskanäle, Zugangsbeschränkungen, anonyme Meldemöglichkeiten, klare Mitarbeiter-Richtlinien, unabhängige Untersuchungen, Dokumentation, Schulungen, rechtliche Bestimmungen und sorgfältige Protokollierung gewährleistet.

Wie lange dauert die Bearbeitung einer Meldung?

Spätestens 7 Tage nach Eingang Ihrer Meldung erhalten Sie eine Rückmeldung von der Ombudsperson. Abhängig von der Art Ihrer Meldung über einen Verstoß, können die Bearbeitungszeit unterschiedliche lange dauern. Sofern Sie eine Meldung abgeben haben, können Sie immer über Ihre Postfach-Zugangsdaten mit der Ombudsperson Kontakt aufnehmen. Dort können Sie sich über den Bearbeitungsstand und die geplante Dauer bis der Fall abgeschlossen ist erkundigen.

Wer ist Anbieter der Hinweisgebersoftware?

Die ShapeMinds UG ist Eigentümer und Betreiber der Software. Sofern die Ombudspersonen extern durch uns besetzt sind, ist die WIEMER / ARNDT UG für die Bearbeitung der Fälle zuständig.

Welche Schritte erfolgen nach dem Eingang eines Hinweises?

Eingangsprüfung

  • Überprüfung der Vollständigkeit und Verständlichkeit des Hinweises.

Zuweisung an die zuständige Stelle:

  • Weiterleitung an die Abteilung oder Person für Untersuchungen.

Interne Untersuchung:

  • Verifizierung und Sammlung weiterer relevanter Fakten.

Bewertung der Dringlichkeit:

  • Priorisierung der Untersuchung je nach Dringlichkeit.

Schutz der Hinweisgeberidentität

  • Strenger Schutz der Anonymität während des gesamten Prozesses.

Dokumentation der Ergebnisse:

  • Festhalten der Untersuchungsergebnisse.

Maßnahmenergreifung:

  • Umsetzung angemessener Maßnahmen basierend auf den Ergebnissen.

Rückmeldung an den Hinweisgeber:

  • Informierung des Hinweisgebers über die Untersuchungsergebnisse.

Berichterstattung an die Unternehmensleitung:

  • Zusammenfassender Bericht an die Unternehmensleitung.

Verbesserung des Systems:

  • Mögliche Anpassungen am Hinweisgebersystem für eine effektivere Handhabung.

Was passiert, wenn ein gemeldeter Verstoß sich als unbegründet herausstellt?

Die Organisation führt eine sorgfältige Untersuchung durch, und wenn sich der Verstoß als unbegründet herausstellt, werden angemessene Maßnahmen ergriffen, um die Unschuldigen zu schützen.

Kann ein Hinweisgebersystem auch auf globaler Ebene genutzt werden?

Ja, viele multinational tätige Unternehmen implementieren globale Hinweisgebersysteme, um weltweite Transparenz zu gewährleisten.

Wie kann eine Organisation sicherstellen, dass Hinweise zeitnah bearbeitet werden?

Klare Richtlinien und Verfahren, sowie die Implementierung von Technologien zur automatischen Bearbeitung, können dazu beitragen, eine zeitnahe Bearbeitung von Hinweisen sicherzustellen.

Welche Rolle spielt die Unternehmensleitung im Hinweisgebersystem?

Die Führungsebene spielt eine Schlüsselrolle bei der Förderung einer Kultur der Offenheit und der konsequenten Umsetzung von Maßnahmen aufgrund von Hinweisen.

Wie können Organisationen sicherstellen, dass Hinweisgeber keine Nachteile erleiden?

Durch klare Richtlinien, Schulungen und Überwachung kann die Organisation sicherstellen, dass Hinweisgeber vor Repressalien geschützt sind.

Gibt es Best Practices für die Kommunikation über das Hinweisgebersystem?

  • Klare und regelmäßige Kommunikation über das Hinweisgebersystem fördert die Akzeptanz und Nutzung. Schulungen können ebenfalls dazu beitragen.
  • Klare und präzise Kommunikation
  • Nutzung verschiedener Kommunikationskanäle
  • Betonung der Wichtigkeit des Hinweisgebersystems
  • Hervorhebung der Anonymitätsoption
  • Einführung klarer Rückmeldeprozesse
  • Schulungen für Mitarbeiter anbieten
  • Förderung einer offenen Unternehmenskultur
  • Mehrsprachige Kommunikation berücksichtigen
  • Bereitstellung von Ressourcen und Ansprechpartnern
  • Regelmäßige Updates über das Hinweisgebersystem

Können Hinweisgeber während einer laufenden Untersuchung auf dem Laufenden gehalten werden?

Je nach den Umständen kann es schwierig sein, Hinweisgeber während einer laufenden Untersuchung auf dem Laufenden zu halten, um die Vertraulichkeit zu wahren.

Können Hinweisgeber auch rechtliche Schritte einleiten?

Ja, in vielen Rechtssystemen haben Hinweisgeber das Recht, rechtliche Schritte einzuleiten. Diese rechtlichen Schritte können eingeleitet werden, wenn der Hinweisgeber glaubt, dass er aufgrund seiner Meldung von Missständen Repressalien erfährt oder wenn die Organisation keine angemessenen Maßnahmen ergreift, um den gemeldeten Verstoß zu untersuchen oder zu beheben.

  • Whistleblower-Gesetze: Einige Länder haben spezifische Whistleblower-Gesetze erlassen, die Hinweisgebern Schutz bieten und ihnen das Recht geben, rechtliche Schritte einzuleiten, wenn ihre Rechte verletzt werden.
  • Schutz vor Repressalien: Whistleblower-Gesetze sollen sicherstellen, dass Hinweisgeber vor beruflichen Nachteilen oder rechtlichen Konsequenzen geschützt sind.
  • Konsultation mit Rechtsbeistand: Hinweisgeber, die sich in einer rechtlichen Auseinandersetzung befinden, können sich an Rechtsanwälte wenden, um ihre Interessen zu vertreten und ihre Rechte zu schützen.
  • Beweissicherung: Der Hinweisgeber sollte alle relevanten Beweise sammeln und aufbewahren, um seine Behauptungen zu unterstützen, falls rechtliche Schritte erforderlich sind.
  • Meldung an Regulierungsbehörden: In einigen Fällen können Hinweisgeber Verstöße auch direkt an externe Regulierungsbehörden melden und so dazu beitragen, eine unabhängige Untersuchung einzuleiten.

Es ist wichtig zu beachten, dass die rechtlichen Bestimmungen je nach Land variieren, und Hinweisgeber sollten sich an kompetente Rechtsberater wenden, um genaue Informationen über ihre Rechte und Optionen zu erhalten. Whistleblower-Gesetze sind darauf ausgerichtet, Hinweisgeber zu schützen und sicherzustellen, dass sie ohne Angst vor Repressalien Verstöße melden können.

Wie wird eine telefonische Meldung dokumentiert?

Bei telefonischen Meldungen oder Meldungen mittels einer anderen Art der Sprachübermittlung darf eine dauerhaft abrufbare Tonaufzeichnung des Gesprächs oder dessen vollständige und genaue Niederschrift (Wortprotokoll) nur mit Einwilligung der hinweisgebenden Person erfolgen. Liegt eine solche Einwilligung nicht vor, ist die Meldung durch eine von der für die Bearbeitung der Meldung verantwortlichen Person zu erstellende
Zusammenfassung ihres Inhalts (Inhaltsprotokoll) zu dokumentieren.

Wie wird eine persönliche Meldung dokumentiert?

Erfolgt die Meldung im Rahmen einer Zusammenkunft gemäß § 16 Absatz 3 oder § 27 Absatz 3, darf mit Zustimmung der hinweisgebenden Person eine vollständige und genaue Aufzeichnung der Zusammenkunft erstellt und aufbewahrt werden. Die Aufzeichnung kann durch Erstellung einer Tonaufzeichnung des Gesprächs in dauerhaft abrufbarer Form oder durch ein von der für die Bearbeitung der Meldung verantwortlichen Person erstelltes Wortprotokoll der Zusammenkunft erfolgen.

Welche besonderen Vorteile bietet das Hinweisgeber-Portal für die Abgabe von Hinweisen?

  • Vordefinierte Eingabemaske für Meldungen mit verschiedenen Fragestellungen.
  • Möglichkeit zur anonymen Meldung gemäß EU-Richtlinie.
  • Erhalt einer eindeutigen Fall-ID und Vergabe eines Passworts bei Meldungseinreichung.
  • Upload von Dokumenten und stimmenverzerrter Sprachnachricht zur Belegung der Meldung.
  • Einrichtung eines Postfachs für Einsicht und anonyme Kommunikation mit dem Fallbearbeiter.
  • Möglichkeit zur Hinterlegung weiterer Informationen oder Reaktion auf Fragen des Fallbearbeiters.
  • Sicherheitsbeschränkungen wie Captcha zur Verhinderung von Masseneinreichungen.
  • Hinweise für den Hinweisgeber bei Verlust der Postfach-Zugangsdaten.
  • Automatische Bestätigung des Meldungseingangs.

Welche besonderen Vorteile bietet das Hinweisgeber-Portal zur Entgegennahme von Hinweisen und der Bearbeitung?

  • Übersichtliches Dashboard mit statistischen Grafiken aller Fälle.
  • Individuelle Ansichten und Export-Funktion für interne Berichte.
  • Personalisierte Ansicht aller Fälle durch Filter- und Sortierfunktion.
  • Exportfunktion in verschiedenen Dateiformaten für einzelne oder mehrere Meldungen.
  • Dokumentation aller Backend-Aktivitäten durch Auditprotokoll.
  • Jeder Fall beinhaltet die Informationen der eingereichten Meldung.

Unterstützende Funktionen für die Fallarbeit:

  • Internes Dokumentationsfeld mit Datei-Upload.
  • Freitextfeld für Kurzbeschreibung.
  • Erinnerungsfunktion mit Notizfeld.
  • Verknüpfung von ähnlichen oder in Verbindung stehenden Fällen.
  • Information über gelesene Nachrichten des Fallbearbeiters.
  • Anonymisierung von abgeschlossenen Meldungen.
  • Individuelle Benutzereinstellungen für Monitoring, z. B. E-Mail-Alerts.
Sie sind eine hinweisgebende Person?

Was ist ein Hinweisgebersystem und wann trat das Hinweisgeberschutzgesetz in Kraft?

Ein Hinweisgebersystem ermöglicht die vertrauliche Meldung von möglichen Verstößen innerhalb einer Organisation. Das Hinweisgeberschutzgesetz wurde am 02. Juli 2023 wirksam.

Warum sollten Organisationen ein Hinweisgebersystem implementieren? Warum ein digitales System?

Organisationen implementieren Hinweisgebersysteme, um Transparenz zu fördern, Fehlverhalten aufzudecken und eine Kultur der Integrität zu unterstützen. Ein digitales System bietet Datenschutzkonformität, erleichtert die Meldung von Hinweisen unabhängig von Ort und Zeit, bekämpft Korruption und garantiert 100%ige Anonymität der Hinweisgeber.

Welche Arten von Verstößen können gemeldet werden?

Ein Hinweisgebersystem deckt eine breite Palette von Verstößen ab, darunter Betrug, Korruption, Diskriminierung, Datenschutzverletzungen, Arbeitsplatz- Missstände, Umweltverstöße, Wirtschaftskriminalität, Verletzung der Unternehmensrichtlinien, Gefährdung der Produktsicherheit und ethische Verstöße.

Wie gewährleistet ein Hinweisgebersystem die Anonymität der Hinweisgeber?

Die Anonymität wird durch Verschlüsselungstechnologien, sichere Kommunikationskanäle, anonyme Übermittlungsoptionen, strenge Zugriffsbeschränkungen und organisatorische Sicherheitsrichtlinien gewährleistet.

Kann man Hinweise auch anonym melden?

Ja, in den meisten Fällen ermöglicht ein Hinweisgebersystem die anonyme Meldung von Informationen.

Wer kann einen Hinweis melden?

Mitarbeiter, Lieferanten, Kunden und andere Stakeholder können in der Regel Hinweise über das Hinweisgebersystem einreichen.

Wie kann ein Hinweis gemeldet werden?

Die Meldung kann über verschiedene Kanäle erfolgen, darunter eine Online-Plattform, eine Hotline oder per E-Mail.

Gibt es auch die Möglichkeit, Dateien oder Bilder mit einem Hinweis zu übermitteln?

Ja, es besteht die Möglichkeit, Dateien oder Bilder beizufügen. Erlaubte Formate sind aus Sicherheitsgründen jedoch begrenzt (PDF oder Bildformate).

Wer hat Zugriff die Meldungen in dem Hinweisgeberportal?

Zugriff hat zuerst nur die Ombudsperson. Anschließend werden die Verantwortlichen Stellen im betroffenen Unternehmen mit zugezogen. Hier wird über ein Benutzerberechtigungskonzept auch die Möglichkeit gegeben, dass die Verantwortlichen für die Bearbeitung der Meldung, von uns Zugriff bekommen die Meldungen einsehen zu können und ggfls. auch mit Ihnen in Kontakt treten zu können.

An wen kann man sich wende, wenn das Hinweisgeberportal nicht funktioniert?

Auf Ihrer Meldestellen-Webseite, haben Sie die Möglichkeit auch telefonisch oder persönlich mit der zuständigen Ombudsperson Kontakt aufzunehmen und Ihr Anliegen zu schildern und ggfls eine Meldung abzugeben.

Kann man auch ohne Internetzugang eine Meldung abgeben?

Ja sie können sowohl telefonisch, postalisch und persönlich Meldungen abgeben.

Muss das Unternehmen die Hinweisgeber über das Ergebnis ihrer Meldung unterrichten?

Selbstverständlich! Die Ombudspersonen und das betroffene Unternehmen werden Sie über die Zwischenschritte der Bearbeitung und über das Endergebnis informieren.

Wer bearbeitet die Meldungen?

Die Meldungen werden von einer Ombudsperson bearbeitet, die entweder intern oder extern im Unternehmen besetzt ist. Die Obudsperson ist immer eine unparteiisch besetzte Stelle, sodass Neutralität und Integrität gewährleistet ist.

Zugangsdaten für das persönliche Postfach vergessen – an wen wenden?

Da Ihre persönlichen Zugangsdaten per Zufall generiert werden und wir diese zu keinen Zeitpunkt einsehen können, gibt es keine Möglichkeit des Passwort-Resets. Sollten Sie Ihre Zugangsdaten vergessen oder verloren haben, bitten wir Sie eine neue Meldung abzugeben mit dem Vermerk, dass dies aus dem Grund des Verlustes Ihrer Zugangsdaten geschieht und um welche Meldung es sich handelte. Nach Abgabe der neuen Meldung erhalten Sie erneute Zugangsdaten. Anschließend werden wir Ihre “alte Meldung” mit der neuen verknüpfen.

Was ist ein persönliches Postfach auf dem Hinweisgeberportal?

Sie erhalten nach Abgabe Ihrer Meldung zufällig generierte Zugangsdaten. Mit diesen Zugangsdaten können Sie zu jederzeit von einem internetfähigen Endgerät auf Ihr Postfach zugreifen, wo Sie Ihre Meldung sehen, den Status Ihrer Meldung und die Möglichkeit in Form von Textnachrichten und Uploadfunktionen für Dokumente, Bilder, Videos oder Tonaufnahmen, mit der Ombudsperson zu kommunizieren.
Sie suchen ein Hinweisgebersystem?

Wie können Beschäftigte das Hinweisgebersystem nutzen?

Beschäftigte können das System für Anfragen zu Compliance-Richtlinien, zur Meldung von Regelverletzungen, Unredlichkeiten oder zur Identifikation von Schwächen und Verbesserungsmöglichkeiten nutzen.

Wie schützt die Organisation Hinweisgeber vor Repressalien?

Die Organisation gewährleistet gesetzlichen Schutz durch Whistleblower-Gesetze, sichert Anonymität, Vertraulichkeit und verbietet berufliche Nachteile. Dies umfasst auch rechtliche Schritte, Rückwirkungsschutz und unabhängige Untersuchungen.

Gibt es Belohnungen für Hinweisgeber?

Ja, einige Organisationen bieten Belohnungen an, um die Motivation der Hinweisgeber zu fördern.

Wie wird die Vertraulichkeit der gemeldeten Informationen gewahrt?

Die Vertraulichkeit wird durch Verschlüsselung, sichere Kommunikationskanäle, Zugangsbeschränkungen, anonyme Meldemöglichkeiten, klare Mitarbeiter-Richtlinien, unabhängige Untersuchungen, Dokumentation, Schulungen, rechtliche Bestimmungen und sorgfältige Protokollierung gewährleistet.

Wie lange dauert die Bearbeitung einer Meldung?

Spätestens 7 Tage nach Eingang Ihrer Meldung erhalten Sie eine Rückmeldung von der Ombudsperson. Abhängig von der Art Ihrer Meldung über einen Verstoß, können die Bearbeitungszeit unterschiedliche lange dauern. Sofern Sie eine Meldung abgeben haben, können Sie immer über Ihre Postfach-Zugangsdaten mit der Ombudsperson Kontakt aufnehmen. Dort können Sie sich über den Bearbeitungsstand und die geplante Dauer bis der Fall abgeschlossen ist erkundigen.

Wer ist Anbieter der Hinweisgebersoftware?

Die ShapeMinds UG ist Eigentümer und Betreiber der Software. Sofern die Ombudspersonen extern durch uns besetzt sind, ist die WIEMER / ARNDT UG für die Bearbeitung der Fälle zuständig.
Sie sind Meldestellenbeauftragte:r ?

Welche Schritte erfolgen nach dem Eingang eines Hinweises?

Eingangsprüfung

  • Überprüfung der Vollständigkeit und Verständlichkeit des Hinweises.

Zuweisung an die zuständige Stelle:

  • Weiterleitung an die Abteilung oder Person für Untersuchungen.

Interne Untersuchung:

  • Verifizierung und Sammlung weiterer relevanter Fakten.

Bewertung der Dringlichkeit:

  • Priorisierung der Untersuchung je nach Dringlichkeit.

Schutz der Hinweisgeberidentität

  • Strenger Schutz der Anonymität während des gesamten Prozesses.

Dokumentation der Ergebnisse:

  • Festhalten der Untersuchungsergebnisse.

Maßnahmenergreifung:

  • Umsetzung angemessener Maßnahmen basierend auf den Ergebnissen.

Rückmeldung an den Hinweisgeber:

  • Informierung des Hinweisgebers über die Untersuchungsergebnisse.

Berichterstattung an die Unternehmensleitung:

  • Zusammenfassender Bericht an die Unternehmensleitung.

Verbesserung des Systems:

  • Mögliche Anpassungen am Hinweisgebersystem für eine effektivere Handhabung.

Was passiert, wenn ein gemeldeter Verstoß sich als unbegründet herausstellt?

Die Organisation führt eine sorgfältige Untersuchung durch, und wenn sich der Verstoß als unbegründet herausstellt, werden angemessene Maßnahmen ergriffen, um die Unschuldigen zu schützen.

Kann ein Hinweisgebersystem auch auf globaler Ebene genutzt werden?

Ja, viele multinational tätige Unternehmen implementieren globale Hinweisgebersysteme, um weltweite Transparenz zu gewährleisten.

Wie kann eine Organisation sicherstellen, dass Hinweise zeitnah bearbeitet werden?

Klare Richtlinien und Verfahren, sowie die Implementierung von Technologien zur automatischen Bearbeitung, können dazu beitragen, eine zeitnahe Bearbeitung von Hinweisen sicherzustellen.

Welche Rolle spielt die Unternehmensleitung im Hinweisgebersystem?

Die Führungsebene spielt eine Schlüsselrolle bei der Förderung einer Kultur der Offenheit und der konsequenten Umsetzung von Maßnahmen aufgrund von Hinweisen.

Wie können Organisationen sicherstellen, dass Hinweisgeber keine Nachteile erleiden?

Durch klare Richtlinien, Schulungen und Überwachung kann die Organisation sicherstellen, dass Hinweisgeber vor Repressalien geschützt sind.

Gibt es Best Practices für die Kommunikation über das Hinweisgebersystem?

  • Klare und regelmäßige Kommunikation über das Hinweisgebersystem fördert die Akzeptanz und Nutzung. Schulungen können ebenfalls dazu beitragen.
  • Klare und präzise Kommunikation
  • Nutzung verschiedener Kommunikationskanäle
  • Betonung der Wichtigkeit des Hinweisgebersystems
  • Hervorhebung der Anonymitätsoption
  • Einführung klarer Rückmeldeprozesse
  • Schulungen für Mitarbeiter anbieten
  • Förderung einer offenen Unternehmenskultur
  • Mehrsprachige Kommunikation berücksichtigen
  • Bereitstellung von Ressourcen und Ansprechpartnern
  • Regelmäßige Updates über das Hinweisgebersystem

Können Hinweisgeber während einer laufenden Untersuchung auf dem Laufenden gehalten werden?

Je nach den Umständen kann es schwierig sein, Hinweisgeber während einer laufenden Untersuchung auf dem Laufenden zu halten, um die Vertraulichkeit zu wahren.

Können Hinweisgeber auch rechtliche Schritte einleiten?

Ja, in vielen Rechtssystemen haben Hinweisgeber das Recht, rechtliche Schritte einzuleiten. Diese rechtlichen Schritte können eingeleitet werden, wenn der Hinweisgeber glaubt, dass er aufgrund seiner Meldung von Missständen Repressalien erfährt oder wenn die Organisation keine angemessenen Maßnahmen ergreift, um den gemeldeten Verstoß zu untersuchen oder zu beheben.

  • Whistleblower-Gesetze: Einige Länder haben spezifische Whistleblower-Gesetze erlassen, die Hinweisgebern Schutz bieten und ihnen das Recht geben, rechtliche Schritte einzuleiten, wenn ihre Rechte verletzt werden.
  • Schutz vor Repressalien: Whistleblower-Gesetze sollen sicherstellen, dass Hinweisgeber vor beruflichen Nachteilen oder rechtlichen Konsequenzen geschützt sind.
  • Konsultation mit Rechtsbeistand: Hinweisgeber, die sich in einer rechtlichen Auseinandersetzung befinden, können sich an Rechtsanwälte wenden, um ihre Interessen zu vertreten und ihre Rechte zu schützen.
  • Beweissicherung: Der Hinweisgeber sollte alle relevanten Beweise sammeln und aufbewahren, um seine Behauptungen zu unterstützen, falls rechtliche Schritte erforderlich sind.
  • Meldung an Regulierungsbehörden: In einigen Fällen können Hinweisgeber Verstöße auch direkt an externe Regulierungsbehörden melden und so dazu beitragen, eine unabhängige Untersuchung einzuleiten.

Es ist wichtig zu beachten, dass die rechtlichen Bestimmungen je nach Land variieren, und Hinweisgeber sollten sich an kompetente Rechtsberater wenden, um genaue Informationen über ihre Rechte und Optionen zu erhalten. Whistleblower-Gesetze sind darauf ausgerichtet, Hinweisgeber zu schützen und sicherzustellen, dass sie ohne Angst vor Repressalien Verstöße melden können.

Wie wird eine telefonische Meldung dokumentiert?

Bei telefonischen Meldungen oder Meldungen mittels einer anderen Art der Sprachübermittlung darf eine dauerhaft abrufbare Tonaufzeichnung des Gesprächs oder dessen vollständige und genaue Niederschrift (Wortprotokoll) nur mit Einwilligung der hinweisgebenden Person erfolgen. Liegt eine solche Einwilligung nicht vor, ist die Meldung durch eine von der für die Bearbeitung der Meldung verantwortlichen Person zu erstellende
Zusammenfassung ihres Inhalts (Inhaltsprotokoll) zu dokumentieren.

Wie wird eine persönliche Meldung dokumentiert?

Erfolgt die Meldung im Rahmen einer Zusammenkunft gemäß § 16 Absatz 3 oder § 27 Absatz 3, darf mit Zustimmung der hinweisgebenden Person eine vollständige und genaue Aufzeichnung der Zusammenkunft erstellt und aufbewahrt werden. Die Aufzeichnung kann durch Erstellung einer Tonaufzeichnung des Gesprächs in dauerhaft abrufbarer Form oder durch ein von der für die Bearbeitung der Meldung verantwortlichen Person erstelltes Wortprotokoll der Zusammenkunft erfolgen.

Welche besonderen Vorteile bietet das Hinweisgeber-Portal für die Abgabe von Hinweisen?

  • Vordefinierte Eingabemaske für Meldungen mit verschiedenen Fragestellungen.
  • Möglichkeit zur anonymen Meldung gemäß EU-Richtlinie.
  • Erhalt einer eindeutigen Fall-ID und Vergabe eines Passworts bei Meldungseinreichung.
  • Upload von Dokumenten und stimmenverzerrter Sprachnachricht zur Belegung der Meldung.
  • Einrichtung eines Postfachs für Einsicht und anonyme Kommunikation mit dem Fallbearbeiter.
  • Möglichkeit zur Hinterlegung weiterer Informationen oder Reaktion auf Fragen des Fallbearbeiters.
  • Sicherheitsbeschränkungen wie Captcha zur Verhinderung von Masseneinreichungen.
  • Hinweise für den Hinweisgeber bei Verlust der Postfach-Zugangsdaten.
  • Automatische Bestätigung des Meldungseingangs.

Welche besonderen Vorteile bietet das Hinweisgeber-Portal zur Entgegennahme von Hinweisen und der Bearbeitung?

  • Übersichtliches Dashboard mit statistischen Grafiken aller Fälle.
  • Individuelle Ansichten und Export-Funktion für interne Berichte.
  • Personalisierte Ansicht aller Fälle durch Filter- und Sortierfunktion.
  • Exportfunktion in verschiedenen Dateiformaten für einzelne oder mehrere Meldungen.
  • Dokumentation aller Backend-Aktivitäten durch Auditprotokoll.
  • Jeder Fall beinhaltet die Informationen der eingereichten Meldung.

Unterstützende Funktionen für die Fallarbeit:

  • Internes Dokumentationsfeld mit Datei-Upload.
  • Freitextfeld für Kurzbeschreibung.
  • Erinnerungsfunktion mit Notizfeld.
  • Verknüpfung von ähnlichen oder in Verbindung stehenden Fällen.
  • Information über gelesene Nachrichten des Fallbearbeiters.
  • Anonymisierung von abgeschlossenen Meldungen.
  • Individuelle Benutzereinstellungen für Monitoring, z. B. E-Mail-Alerts.

Wir konnten Ihre Frage hier nicht beantworten? Schicken Sie uns eine Nachricht. Sie möchten eine zertifizierte Schulung zum Meldestellenbeauftragten durchführen, dann informieren Sie sich hier. Sie können auch gerne weitere Themen hier in unserem Blog nachlesen.

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